Zeiterfassungssysteme gibt es mittlerweile in fast allen Unternehmen. Manchmal nur um die reine Arbeitszeit zu erfassen, manchmal um die genauen Aufgaben die bearbeitet wurden noch aufzuzeigen. Es gibt aber einige Regelungen die sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer beachten müssen. 

In Deutschland darf laut Gesetzt nur die reine Arbeitszeit der Mitarbeiter erfasst werden. Das wird oftmals mittels Stechuhren gemacht. Früher gab es noch mechanische, wobei heutzutage fast nur noch elektronische Systeme, wie RFID Chips, im Einsatz sind. Dabei werden die Daten auf dem Chip gespeichert und der Chip muss beim kommen und gehen über ein Lesegerät gezogen werden. Es gibt auch immer mehr Anbieter, die eine online Zeiterfassung zu Verfügung stellen, die in der Cloud genutzt werden kann.

Wenn neben den reinen Arbeitszeiten auch noch Daten zur Produktivität erfasst werden sollen, ist das nur mit der ausdrücklichen Zustimmung der Mitarbeiter erlaubt. Will ein Unternehmen eine Zeiterfassung einführen, so muss erst der Betriebsrat, so fern es einen gibt, zustimmen. Im öffentlichen Dienst hat dementsprechend der Personalrat ein Mitbestimmungsrecht.

Auch für die Arbeitnehmer gibt es Arbeitsrechtliche Regelungen zur Arbeitszeiterfassung. Das betrifft vor allem die Fälschung der Arbeitszeiten durch den Mitarbeiter. Das Arbeitsgericht in Frankfurt hat 2008 entschieden, dass schon allein der Verdacht einer Verfälschung für eine fristlose Kündigung ausreicht. In dem vorliegenden Fall hatte ein Arbeitnehmer zwei Mal je eine Stunde Arbeitszeit zu viel eingetragen. Vor Gericht hat er ausgesagt, dass dies aus Versehen geschehen sei, aber das Gericht fand, dass der Verdacht auf systematische Fälschung schon genügt.

Arbeitgeber müssen sich aber vorsehen, denn es gibt auch Ausnahmen für diese Regelung. Wenn keine systematische Fälschung der Arbeitszeiten vorliegt und es sich dabei auch nur um wenige Minuten handelt, so ist eine fristlose Kündigung rechtswidrig. Das Landesarbeitsgericht in Schleswig-Holstein entschied, das in diesem Fall erst eine Abmahnung erfolgen muss, bevor eine Kündigung gerechtfertigt ist.